Необходимо и важно быть «комильфо»

Сегодня разговор пойдет о манере поведения во время деловых переговоров, тактических и стратегических маневрах, к которым следует прибегать, чтобы достигнуть поставленных целей или хотя бы остаться в глазах партнера человеком, приятным во всех отношениях.

Cобираясь на переговоры, всегда следует подумать о том, как вы будете выглядеть в глазах других. Начнем с того, что в комнату или офис, где проводится встреча, нужно входить уверенно, всем своим видом подчеркивая твердое намерение выполнить все намеченное (неуверенность — первый шаг к страху, преувеличению опасности).

Умение ощущать себя комфортно на любой встрече с агентом по недвижимости достигается психологическим настроем, соответствующим поведением и манерой держаться — прямой осанкой, непринужденностью, свободными движениями, крепким коротким (1-2 сек.), но не спешным рукопожатием (пожимается вся ладонь, а не кончики пальцев). Приветствие произносится ясно, четко, ритмично, без скороговорки.

Приходя на встречу, внимательно осмотрите помещение, где проводятся переговоры, и при возможности займите место, обеспечивающее хорошую позицию, позволяющую наблюдать за обстановкой и хозяином.

В процессе беседы не суетитесь. Во время обсуждения постарайтесь либо приспособиться к партнеру, его манерам, либо противостоять ему. Но в любом случае лучше инициативу проведения переговоров и дискуссии взять в свои руки, четко формулировать условия, цели переговоров, рекомендации и прочее.

Разговаривая, нужно смотреть в глаза собеседнику (но не пристально). Это обеспечивает лучшее понимание, снижает нервозность. Поэтому, говоря или слушая, нельзя оглядывать помещение, поскольку это отвлекает и приводит к потере информации.

В процессе переговоров можно и нужно задавать вопросы. Основная функция вопроса — получение информации. От вопроса сложно уйти, и волей-неволей на него придется давать ответ, который в той или иной степени приоткрывает позицию партнера. Если цель вопроса — выяснить обстоятельства, он задается так, чтобы ответ можно было проверить. И в то же время вопрос может быть нейтрален с точки зрения интересов переговоров.

Во время переговоров желательно вести записи и активно ими пользоваться (как и «домашними заготовками»). Записи можно цитировать — это могучее оружие.

Бумаги просматриваются молча, что позволяет сосредоточиться и сбивает партнера, делает его менее уверенным в себе. Кроме того, просмотр бумаг дает время для размышления, а иногда позволяет сменить тему разговора.

Итоговый документ

Результаты переговоров фиксируются в договорах, соглашениях, протоколах о намерениях.

Обычно в соглашении излагаются лишь основные принципы и подходы к решению проблемы, а их детализация происходит во вспомогательных документах. Сначала нужно определить рамки соглашения, а затем его детали, одновременно пытаясь искать то, что соединяет, а не то, что разъединяет.

Текст подобных документов состоит из трех частей:

1. Преамбула. Содержит: цель составления документа; список участников или представителей, полномочно действовавших от их имени и поставивших свои подписи под договором.
2. Основная часть. Включает пронумерованные статьи (перечисляются обязательства, которые стороны взяли на себя, сроки их реализации); условия, при которых документ вступает в силу; сроки действия; порядок обмена утвержденными экземплярами.
3. Заключение. Сообщает о подписании документа уполномоченными лицами и удостоверении его соответствующими печатями; количестве копий, их аутентичности; месте и времени совершения действий; возможности и порядке дополнения текста новыми статьями.

При подписании многосторонних соглашений или договоров купли-продажи недвижимости может использоваться принцип альтерната, то есть поочередной постановки подписей сверху и слева, так чтобы на одной из копий она обязательно стояла первой (эту копию получает соответствующая сторона). Иногда последовательность постановки подписей может определяться жребием.

Если одна из сторон имеет особое мнение, не совпадающее с мнением остальных, и не желает брать на себя выполнение некоторых положений документа, с которым в целом тем не менее согласна, следует сделать соответствующую оговорку как в основном тексте, так и в специальном приложении, которое подписывается одновременно с ним и является его частью. Впоследствии при изменении ситуации такая оговорка может быть снята. В виде приложения оформляются также конкретные положения и детали.

Подписанные договоры нужно обязательно выполнять. Если же они, как может выясниться позднее, оказываются невыгодными, в одностороннем порядке от них отказаться нельзя. Нужно проводить новые переговоры или заранее включать в них условную оговорку.

Официальные и неофициальные приемы

Обычно по итогам переговоров проводятся торжественные приемы. Выделяют следующие их виды.

Официальные приемы. На них присутствуют официальные лица в соответствии с заранее составленными списками. Приглашения на такие приемы рассылаются обычно за неделю, и на них нужно дать официальный ответ — согласие или отказ. Если на приглашении указан номер телефона — звонят; если нет — о принятом решении сообщается письмом или открыткой. В случае неуверенности в своем присутствии на приеме — необходимо отказаться, ибо замены недопустимы. Это обусловлено тем, что за каждым присутствующим закрепляется строго определенное место за столом.

Гостей мужчин рассаживают в соответствии с занимаемой должностью и общественным положением. У женщин без сопровождения учитывается также и возраст. Жены занимают места в соответствии со старшинством мужей. Замужние женщины имеют в целом преимущество по сравнению с незамужними.

Существуют следующие правила посадки гостей за столом. Наименее почетные места находятся на торцах стола, поэтому a присутствии хозяйки наиболее почетное место — справа от нее, при отсутствии — наиболее почетное место напротив хозяина. Это место занимает гостья по его выбору или наиболее уважаемый гость.

Если хозяин уступает место почетному гостю, то садится слева от первой по старшинству после хозяйки женщины. Если гости располагаются за двумя столами, то за одним присутствует хозяин, а за другим — хозяйка. Если прием связан со встречей делегаций, участвующих в переговорах, возможна их рассадка друг против друга (по аналогии с самими переговорами).

На неофициальных приемах при рассаживании гостей учитываются: их социальный статус, старшинство, семейные традиции. Хозяин и хозяйка находятся либо рядом во главе стола, либо по разным сторонам (но не напротив друг друга). Стол желательно украшать цветами в низких вазах с коротко обрезанными стеблями. Приходить на прием желательно точно в указанное время, ибо опоздание есть нарушение этикета.

На больших приемах хозяин и хозяйка встречают гостей у входа. Когда большинство гостей собрались, они переходят к ним, а оставшихся встречают вторые лица. Опаздывающих ждут еще 15 минут, а затем приглашают всех к столу. При этом хозяин сопровождает наиболее почетную гостью, а главный гость — хозяйку. Опоздавшие незаметно подходят к хозяйке, представляются, извиняются за опоздание.

Инициатива ухода обычно принадлежит главному гостю. За ним постепенно расходятся остальные. Теперь рассмотрим основные типы приемов.

1. Завтрак (ленч). Обычно проводится в течение полутора часов с 12 до 13.30. Во время него от половины до двух третей времени приглашенные находятся за столом.
2. Обед (диннер). Продолжается также в течение полутора часов и начинается, как правило, в 19.30. Гости находятся за столом также примерно две трети времени.
3. Буфетный обед (шведский стол) организуется в те же часы. Отличается от обычного обеда тем, что приглашается гораздо больше гостей, которые занимают место не за общим столом, а на диванах, стульях, в креслах рядом с небольшими столиками или за столами на 4 человека. Во время буфетного обеда приглашенные обслуживают себя сами: им предлагается тарелка с салфеткой, вилка и нож, и они самостоятельно накладывают еду (тарелку держат в левой руке, а бокал — в правой).
4. Коктейль (фуршет) проводится в промежутке с 17 до 20 часов и обычно имеет продолжительность до 2 часов. Число приглашенных здесь больше, чем на буфетном обеде, что возможно, поскольку они все время стоят, а угощение — скромнее. Оно обычно включает маленькие бутерброды, кондитерские изделия, фрукты. Напитки разносятся официантами на подносах или предлагаются за отдельным столом. Особенность фуршета заключается в том, что всем, за исключением организаторов, приходить и уходить можно в любое время. Однако те, кто желает подчеркнуть расположение к хозяевам, приходят точно в назначенный срок, а те, кто хочет продемонстрировать натянутость отношений, — с опозданием (на 10 минут).

Если члены одной делегации (или сотрудники одной фирмы) приходят не вместе, принято, чтобы первыми появлялись младшие по рангу. Фуршет проходит в неформальной обстановке — можно переходить от одних гостей или их групп к другим, знакомиться, налаживать контакты.